SUNGAIPENUH,JS- Pemerintah Kota Sungai Penuh melalui Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) meminta seluruh Aparatur Sipil Negara (ASN) Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK) Paruh Waktu segera mengajukan usulan perpanjangan kontrak kerja.
Pengajuan tersebut menjadi perhatian bagi seluruh PPPK Paruh Waktu yang bekerja di lingkungan Pemerintah Kota Sungai Penuh. Pemerintah daerah telah menyiapkan mekanisme pengusulan melalui tautan website yang telah ditetapkan.
Kepala BKPSDM Kota Sungai Penuh, Affan, meminta para PPPK Paruh Waktu tidak menunda proses pengajuan hingga mendekati batas waktu yang telah ditentukan.
Menurutnya, para pegawai perlu segera menyiapkan seluruh dokumen persyaratan agar proses pengusulan berjalan lancar.
“Jangan sampai menunggu batas waktu baru sibuk, takutnya server menumpuk alhasil pengusulannya terlambat,” ungkap Affan.
Imbauan tersebut disampaikan Affan menyusul surat yang dikeluarkan Sekretariat Daerah Kota Sungai Penuh dengan nomor B/800.1.2.2/1619/IX/2026.
Surat tersebut menjadi dasar bagi para PPPK Paruh Waktu untuk mempersiapkan dokumen dan mengajukan perpanjangan kontrak sesuai mekanisme yang telah ditetapkan Pemerintah Kota Sungai Penuh.
PPPK Paruh Waktu Sungai Penuh Diminta Jangan Menunda Pengajuan
Affan menjelaskan bahwa pengajuan perpanjangan kontrak menjadi tahapan penting bagi keberlanjutan hubungan kerja PPPK Paruh Waktu di lingkungan Pemerintah Kota Sungai Penuh.
Karena itu, setiap pegawai perlu memperhatikan jadwal, persyaratan, serta tata cara pengajuan yang sudah ditetapkan.
Selain mengisi pengajuan melalui link website, PPPK Paruh Waktu juga harus memastikan seluruh dokumen pendukung tersedia dan sesuai dengan ketentuan.
Langkah tersebut penting agar proses administrasi tidak mengalami kendala ketika BKPSDM melakukan pemeriksaan dokumen.
Terlebih, apabila banyak pegawai mengajukan pengusulan pada waktu yang hampir bersamaan, akses ke sistem atau server berpotensi mengalami kepadatan.
Karena itu, Affan mengingatkan para PPPK Paruh Waktu agar tidak mengambil risiko dengan menunggu sampai batas akhir.
“Jangan sampai menunggu batas waktu baru sibuk,” tegasnya.
Dengan mengajukan lebih awal, pegawai memiliki waktu untuk melakukan pengecekan kembali apabila terdapat dokumen yang belum lengkap atau format file yang tidak sesuai.
Ini Pembagian Dokumen PPPK Paruh Waktu Sungai Penuh
Pemerintah Kota Sungai Penuh juga menetapkan pembagian dokumen sesuai tempat para PPPK Paruh Waktu menjalankan tugas.
Dokumen yang perlu disiapkan berbeda berdasarkan unit kerja masing-masing. Karena itu, pegawai harus memastikan lampiran yang digunakan sesuai dengan tempat tugasnya.
Evaluasi Kinerja Menjadi Dokumen Penting
Selain lampiran sesuai unit kerja, PPPK Paruh Waktu juga wajib menyiapkan asli scan hasil evaluasi kinerja triwulan atau tahunan.
Dokumen evaluasi kinerja tersebut harus menggunakan format PDF.
Persyaratan ini menjadi bagian penting dalam proses pengajuan perpanjangan kontrak. Karena itu, pegawai perlu memastikan hasil evaluasi kinerja tersedia dalam bentuk dokumen yang dapat dibaca dengan jelas.
Pegawai juga perlu memeriksa kembali kualitas hasil scan sebelum mengunggah atau mengirimkannya.
Dokumen yang buram, terpotong, atau tidak terbaca dapat menimbulkan kendala dalam proses pemeriksaan administrasi.
Oleh sebab itu, sebelum mengirimkan berkas, PPPK Paruh Waktu sebaiknya melakukan pemeriksaan dari awal hingga akhir.
Softcopy Dikirim Melalui Email
Setelah seluruh dokumen lengkap, PPPK Paruh Waktu harus memperhatikan mekanisme pengiriman softcopy.
Sesuai ketentuan yang tercantum dalam surat pengusulan, softcopy dokumen dikirim melalui email:
- pengadaanspn@gmail.com
Pegawai juga harus mengikuti ketentuan penamaan file yang telah ditetapkan.
Nama file harus menggunakan format:
Nama_NIPPP pegawai masing-masing
Ketentuan penamaan file tersebut penting agar petugas dapat mengidentifikasi dokumen dengan lebih mudah.
Karena itu, pegawai sebaiknya tidak menggunakan nama file yang terlalu umum seperti “dokumen.pdf”, “scan.pdf”, atau “berkas PPPK.pdf”.
Penggunaan nama sesuai ketentuan akan membantu proses pengelolaan administrasi dan mengurangi risiko dokumen sulit dikenali.
Hardcopy Disampaikan Secara Kolektif
Selain mengirimkan softcopy melalui email, para PPPK Paruh Waktu juga harus memperhatikan penyampaian hardcopy atau dokumen asli.
Hardcopy atau dokumen asli disampaikan secara kolektif melalui Kasubbag Kepegawaian OPD atau unit kerja masing-masing.
Selanjutnya, dokumen tersebut disampaikan kepada Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Sungai Penuh.
Dengan mekanisme tersebut, PPPK Paruh Waktu tidak hanya perlu menyelesaikan pengiriman dokumen secara elektronik. Mereka juga harus memastikan dokumen fisik sampai melalui jalur administrasi yang telah ditentukan.
Karena itu, koordinasi dengan Kasubbag Kepegawaian pada masing-masing OPD atau unit kerja menjadi penting.
Perpanjangan Kontrak PPPK Tidak Hanya Soal Administrasi
Affan menegaskan bahwa pengajuan perpanjangan kontrak PPPK Paruh Waktu tidak sekadar menyangkut kelengkapan administrasi.
Menurutnya, para pegawai juga harus menjaga kualitas kinerja selama menjalankan tugas.
Kinerja menjadi salah satu hal yang mendapat perhatian dalam proses keberlanjutan kontrak kerja.
“Selain itu, kita juga meminta ASN PPPK Paruh Waktu untuk tetap menjaga kualitas kerjanya dengan baik, karena itu jadi salah satu pertimbangan diperpanjang atau tidaknya kontrak kerja,” sebut Affan.
Karena itu, PPPK Paruh Waktu perlu melihat proses pengusulan ini secara menyeluruh.
Di satu sisi, pegawai harus menyelesaikan seluruh dokumen administrasi. Di sisi lain, mereka tetap perlu mempertahankan kinerja dan disiplin dalam menjalankan tugas sehari-hari.
Kualitas Kinerja Tetap Harus Dijaga
Evaluasi kinerja memiliki peran penting dalam administrasi kepegawaian. Oleh karena itu, PPPK Paruh Waktu perlu memperhatikan capaian kerja selama menjalankan tugas.
Kehadiran, pelaksanaan pekerjaan, tanggung jawab terhadap tugas, serta kualitas pelayanan menjadi bagian dari aktivitas kerja yang perlu dijaga.
Dalam konteks pemerintahan daerah, keberadaan ASN memiliki kaitan langsung dengan pelayanan kepada masyarakat.
Karena itu, PPPK Paruh Waktu diharapkan tetap menjalankan tugas sesuai ketentuan dan tanggung jawab pada unit kerja masing-masing.
Affan juga mengingatkan agar para pegawai tidak hanya fokus menyelesaikan dokumen ketika masa pengusulan perpanjangan kontrak tiba.
Kinerja sehari-hari tetap perlu menjadi perhatian.
Hindari Pengajuan di Menit Terakhir
Bagi PPPK Paruh Waktu Sungai Penuh, salah satu hal yang perlu menjadi perhatian adalah waktu pengajuan.
Pegawai sebaiknya tidak menunggu hingga batas akhir. Pengajuan lebih awal memberikan kesempatan untuk memperbaiki dokumen apabila terdapat kekurangan.
Selain itu, pengajuan lebih awal juga dapat mengurangi risiko antrean akses apabila banyak pegawai mengakses sistem secara bersamaan.
Hal ini sejalan dengan imbauan Affan yang meminta PPPK Paruh Waktu segera melakukan pengusulan.
Dengan demikian, pegawai dapat menyelesaikan tahapan administrasi secara lebih teratur tanpa harus terburu-buru.
Checklist Dokumen Perpanjangan Kontrak PPPK Sungai Penuh
Agar tidak ada persyaratan yang terlewat, PPPK Paruh Waktu dapat menggunakan daftar pemeriksaan berikut:
PPPK Paruh Waktu OPD
- Surat rekomendasi persetujuan perpanjangan kontrak PPPK Paruh Waktu
- Surat rekomendasi persetujuan tidak di perpanjang kontrak PPPK Paruh Waktu
Scan asli evaluasi kinerja triwulan/tahunan dalam format PDF
PPPK Paruh Waktu Sekolah
- Surat rekomendasi persetujuan perpanjangan kontrak PPPK Paruh Waktu
- Surat rekomendasi persetujuan tidak di perpanjang kontrak PPPK Paruh Waktu
Scan asli evaluasi kinerja triwulan/tahunan dalam format PDF
PPPK Paruh Waktu UPTD Dinas Kesehatan
- Surat rekomendasi persetujuan perpanjangan kontrak PPPK Paruh Waktu
- Surat rekomendasi persetujuan tidak di perpanjang kontrak PPPK Paruh Waktu
Scan asli evaluasi kinerja triwulan/tahunan dalam format PDF
PPPK Paruh Waktu RSUD
- Surat Rekomendasi persetujuan perpanjangan kontrak PPPK Paruh Waktu
- Surat rekomendasi persetujuan tidak perpanjangan kontrak PPPK Paruh Waktu
Scan asli evaluasi kinerja triwulan/tahunan dalam format PDF
Setelah dokumen lengkap, pegawai perlu mengirimkan softcopy melalui email pengadaanspn@gmail.com dengan mengikuti format nama file yang telah ditentukan.
Sementara itu, dokumen asli atau hardcopy perlu disampaikan secara kolektif melalui Kasubbag Kepegawaian OPD atau unit kerja masing-masing kepada BKPSDM Kota Sungai Penuh.(AN)
Download format surat dan Link pengajuan Perpanjangan kontrak PPPK : klik disini
