JAKARTA,JS- Cara mengurus akta kelahiran online menjadi informasi penting bagi orang tua yang ingin melengkapi dokumen kependudukan anak tanpa harus berulang kali datang ke kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil). Kini, sejumlah pemerintah daerah menyediakan layanan administrasi kependudukan secara daring sehingga warga dapat mengajukan permohonan dari rumah.
Meski demikian, masyarakat perlu memahami bahwa mekanisme pengajuan akta kelahiran tidak selalu sama di setiap daerah. Sebagian Dukcapil menyediakan portal pelayanan mandiri, aplikasi, atau layanan berbasis WhatsApp resmi. Karena itu, orang tua perlu memeriksa kanal yang berlaku di kabupaten atau kota sesuai alamat domisili.
Selain memilih layanan yang tepat, pemohon juga perlu menyiapkan dokumen persyaratan sejak awal. Kelengkapan berkas akan membantu petugas memeriksa data kelahiran, identitas orang tua, dan informasi keluarga sebelum menerbitkan akta kelahiran.
Lantas, apa saja syarat membuat akta kelahiran baru secara online, bagaimana langkah pengajuannya, dan apakah masyarakat perlu membayar biaya penerbitan? Berikut panduan lengkapnya.
Syarat Mengurus Akta Kelahiran Online 2026
Sebelum membuka layanan daring, orang tua sebaiknya menyiapkan dokumen dalam bentuk digital.
Berikut dokumen yang umumnya perlu disiapkan:
- Surat keterangan kelahiran dari dokter, bidan, rumah sakit, atau fasilitas kesehatan yang membantu persalinan.
- Kartu Keluarga (KK) orang tua.
- KTP elektronik ayah dan ibu, sesuai ketentuan layanan setempat.
- Buku nikah atau akta perkawinan orang tua, apabila dipersyaratkan.
- Identitas dua orang saksi pencatatan kelahiran jika layanan meminta data tersebut.
- Formulir permohonan pencatatan kelahiran, seperti Formulir F-2.01, apabila diperlukan dalam mekanisme pelayanan.
- Dokumen pendukung lain sesuai kondisi keluarga dan ketentuan Dukcapil setempat.
Perlu diperhatikan, daftar tersebut merupakan gambaran umum. Petugas dapat meminta dokumen tambahan apabila pemohon menghadapi kondisi tertentu, misalnya dokumen perkawinan belum tersedia atau terdapat perbedaan data identitas.
Jika orang tua tidak memiliki dokumen tertentu, jangan langsung menganggap permohonan pasti ditolak. Tanyakan kepada Dukcapil mengenai penggunaan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM), apabila peraturan memperbolehkannya untuk kondisi tersebut.
Cara Mengurus Akta Kelahiran Baru Secara Online
Setelah menyiapkan dokumen, orang tua dapat mengikuti layanan daring yang tersedia di daerah masing-masing. Secara umum, proses pengajuan meliputi beberapa tahapan berikut.
1. Buka Situs atau Aplikasi Resmi Dukcapil
Pertama, cari informasi layanan pencatatan kelahiran melalui situs resmi pemerintah kabupaten atau kota. Pemohon juga dapat memeriksa informasi nasional melalui situs Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil di https://dukcapil.kemendagri.go.id/.
Selanjutnya, cari menu pelayanan administrasi kependudukan, pencatatan sipil, atau akta kelahiran. Jika pemerintah daerah menyediakan aplikasi khusus, ikuti petunjuk penggunaan aplikasi tersebut.
Pastikan alamat situs menggunakan kanal resmi pemerintah. Hindari mengunggah KTP, KK, atau dokumen keluarga melalui tautan yang tidak jelas asalnya.
2. Daftar atau Masuk ke Akun Layanan
Beberapa daerah meminta pemohon membuat akun terlebih dahulu. Pada layanan lain, warga perlu memasukkan NIK, nomor KK, nomor telepon, atau alamat email untuk mengakses permohonan.
Ikuti proses verifikasi sesuai petunjuk yang tersedia. Jika layanan meminta kode OTP, masukkan kode tersebut hanya pada halaman resmi dan jangan membagikannya kepada orang lain.
Apabila pemohon sudah memiliki akun, gunakan akun tersebut untuk melanjutkan pengajuan. Dengan begitu, warga dapat memantau perkembangan permohonan melalui sistem yang tersedia.
3. Pilih Layanan Pencatatan Kelahiran
Berikutnya, buka menu pencatatan kelahiran atau penerbitan akta kelahiran. Periksa kembali jenis layanan agar sesuai dengan kebutuhan, terutama jika anak belum pernah memiliki akta kelahiran.
Setiap daerah dapat menggunakan nama menu yang berbeda. Karena itu, baca keterangan layanan sebelum melanjutkan ke formulir pengajuan.
4. Isi Data Anak dan Orang Tua
Masukkan data anak sesuai surat keterangan kelahiran serta dokumen keluarga. Informasi yang biasanya diminta mencakup nama lengkap anak, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, data orang tua, serta alamat keluarga.
Jika formulir meminta data pelapor dan saksi, isi sesuai identitas yang sebenarnya. Jangan menggunakan perkiraan untuk melengkapi kolom yang berkaitan dengan identitas atau tanggal kelahiran.
Sebelum melanjutkan, cocokkan setiap informasi dengan dokumen pendukung. Kesalahan penulisan nama, tanggal lahir, atau NIK dapat membuat petugas meminta perbaikan data.
5. Unggah Dokumen Persyaratan
Setelah mengisi formulir, unggah seluruh dokumen yang diminta. Gunakan format file, ukuran, dan ketentuan penamaan yang ditetapkan oleh sistem.
Pastikan foto atau hasil pemindaian menampilkan seluruh bagian dokumen. Apabila tulisan buram atau terpotong, buat ulang file sebelum mengirimkan permohonan.
Selain itu, simpan salinan dokumen yang sudah disiapkan agar pemohon dapat mengunggahnya kembali jika petugas meminta perbaikan.
6. Periksa dan Kirim Permohonan
Sebelum menekan tombol kirim, periksa kembali data anak, identitas orang tua, alamat, serta seluruh lampiran. Setelah yakin tidak ada kesalahan, ajukan permohonan melalui sistem.
Simpan nomor registrasi atau bukti pengajuan apabila layanan memberikannya. Nomor tersebut dapat membantu pemohon ketika memeriksa status permohonan atau menghubungi petugas.
7. Pantau Verifikasi hingga Akta Terbit
Petugas Dukcapil akan memeriksa kelengkapan dokumen dan kesesuaian data. Jika mereka menemukan kekurangan, pemohon perlu mengikuti arahan perbaikan melalui kanal resmi.
Sebaliknya, jika permohonan memenuhi persyaratan, Dukcapil akan memproses penerbitan dokumen sesuai prosedur yang berlaku. Waktu penyelesaian bergantung pada layanan dan kondisi administrasi masing-masing daerah.
Setelah menerima pemberitahuan bahwa dokumen selesai, ikuti petunjuk untuk mengunduh atau mengambil akta kelahiran. Jangan menganggap permohonan sudah selesai hanya karena sistem menerima formulir.
Apakah Akta Kelahiran Bisa Diurus Melalui Aplikasi IKD?
Identitas Kependudukan Digital (IKD) merupakan aplikasi untuk mengakses identitas kependudukan dalam bentuk digital. Namun, masyarakat perlu membedakan fungsi IKD dengan layanan pengajuan dokumen pencatatan sipil.
Ketersediaan menu pengajuan akta kelahiran melalui IKD dapat bergantung pada integrasi layanan dan kebijakan yang berlaku. Oleh sebab itu, jangan berasumsi bahwa semua pengguna IKD dapat langsung mengajukan akta kelahiran melalui aplikasi tersebut.
Jika menu pencatatan kelahiran tidak tersedia, periksa portal pelayanan Dukcapil daerah atau hubungi petugas melalui kontak resmi. Langkah ini lebih aman daripada memasukkan data pribadi pada aplikasi yang tidak jelas kewenangannya.
Masyarakat juga dapat menanyakan apakah pemerintah daerah menyediakan layanan pengajuan melalui aplikasi lokal, situs web, atau kanal pelayanan administrasi kependudukan lainnya.
Contoh Layanan Akta Kelahiran Online di Daerah
Sejumlah pemerintah daerah mengembangkan sistem pelayanan digital untuk memudahkan pengurusan dokumen kependudukan. Salah satu contohnya adalah Jogja Smart Service (JSS), yang menyediakan berbagai layanan pemerintah Kota Yogyakarta melalui portal https://jss.jogjakota.go.id/.
Warga Kota Yogyakarta dapat memeriksa ketersediaan layanan administrasi kependudukan melalui portal tersebut, kemudian mengikuti petunjuk yang tercantum.
Sementara itu, warga di daerah lain perlu mencari layanan sesuai domisili masing-masing. Jangan langsung menggunakan portal kota lain karena kewenangan dan mekanisme pencatatan kelahiran mengikuti ketentuan administrasi kependudukan yang berlaku.
Untuk warga Kabupaten Kerinci, Kota Sungai Penuh, dan daerah lain di Provinsi Jambi, langkah paling tepat ialah memeriksa situs resmi Dukcapil kabupaten atau kota terkait. Pastikan informasi mengenai persyaratan, jadwal pelayanan, serta cara pengajuan masih berlaku sebelum mengirimkan berkas.
Berapa Biaya Pembuatan Akta Kelahiran Online?
Masyarakat tidak perlu membayar biaya resmi untuk penerbitan akta kelahiran. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan mengatur bahwa pengurusan dan penerbitan dokumen kependudukan tidak dipungut biaya.
Karena itu, berhati-hatilah apabila ada pihak yang meminta pembayaran dengan mengatasnamakan biaya wajib penerbitan akta kelahiran. Periksa terlebih dahulu informasi tersebut melalui kantor Dukcapil atau kanal resmi pemerintah.
Apabila warga memilih bantuan pihak lain untuk menyiapkan berkas, pastikan mereka tidak mengaku sebagai petugas resmi tanpa dasar yang jelas.
Tips agar Pengajuan Akta Kelahiran Tidak Terkendala
Orang tua dapat melakukan beberapa langkah sederhana agar proses pengajuan berjalan lebih lancar.
Pertama, samakan penulisan nama dan informasi identitas dengan dokumen resmi. Kedua, pastikan surat keterangan kelahiran memuat informasi yang benar. Ketiga, unggah dokumen dengan gambar yang tajam dan mudah dibaca.
Selanjutnya, gunakan nomor telepon atau email yang masih aktif agar petugas dapat menghubungi pemohon jika membutuhkan perbaikan. Simpan juga bukti pengajuan dan periksa status permohonan secara berkala.
Terakhir, jangan mengirimkan dokumen kependudukan kepada akun media sosial atau nomor pribadi yang tidak dapat diverifikasi sebagai kanal resmi Dukcapil. Jika mengalami kendala, mintalah arahan langsung melalui layanan pemerintah yang berwenang.
FAQ
Apakah akta kelahiran bisa dibuat secara online?
Bisa, apabila Dukcapil di daerah domisili menyediakan layanan pengajuan daring. Pemohon perlu mengikuti persyaratan dan mekanisme yang berlaku di daerah tersebut.
Apa saja syarat membuat akta kelahiran baru?
Secara umum, pemohon perlu menyiapkan surat keterangan kelahiran, KK, identitas orang tua, dokumen perkawinan jika dipersyaratkan, serta data saksi dan formulir sesuai ketentuan layanan.
Apakah mengurus akta kelahiran melalui IKD wajib?
Tidak selalu. IKD merupakan salah satu sarana identitas digital, sedangkan pengajuan akta kelahiran mengikuti layanan yang disediakan Dukcapil. Periksa apakah daerah pemohon menyediakan fitur tersebut.
Apakah pembuatan akta kelahiran dipungut biaya?
Tidak. Penerbitan dokumen kependudukan oleh instansi berwenang tidak dipungut biaya resmi.
Bagaimana jika dokumen persyaratan tidak lengkap?
Hubungi Dukcapil setempat untuk mengetahui dokumen pengganti atau mekanisme yang sesuai. SPTJM dapat digunakan dalam kondisi tertentu apabila memenuhi ketentuan yang berlaku.
Kesimpulan
Cara mengurus akta kelahiran baru secara online dapat memudahkan orang tua dalam melengkapi dokumen kependudukan anak. Namun, pemohon harus memilih layanan resmi sesuai domisili, menyiapkan persyaratan dengan benar, dan memantau proses verifikasi hingga dokumen terbit.
IKD bukan satu-satunya jalur pengajuan. Warga juga dapat menggunakan portal atau aplikasi resmi Dukcapil daerah jika tersedia. Dengan memeriksa informasi sebelum mengajukan permohonan, orang tua dapat menghindari kesalahan administrasi sekaligus melindungi data pribadi keluarga.(*)
